Inventory-Dokumentation

Sie können mit einem Basisimport Schüler und Bestandsdaten importieren. Hierzu müssen Sie auf zwei Exceldateien verweisen, welche die zu importierenden Daten enthalten.

Voraussetzungen für einen reibungslosen Importvorgang:

• Die Reihenfolge der Datenspalten ist zwingend und kann nur wie oben dargestellt erfolgen.
• Die Benennung der Spaltenköpfe ist irrelevant.
• Sind Daten für manche Spalten nicht vorhanden, so lassen Sie diese leer.
• Die Id in der ersten Spalte sollte eindeutig sein. Ist die Id nicht eindeutig, bzw. keine vorhanden, so wird der Name und der Vorname der entsprechenden Person anstelle der Id verwendet.
• Der Importvorgang ist nur für die Standalone-Datenbank verfügbar.

Die Exceldatei für Schüler, sollte folgendes Format haben:

Diese können Sie automatisch mit Ass-Windows erstellen.

Die Exceldatei für den Bestand, sollte folgendes Format haben:

Diese können Sie automatisch mit Ass-Windows erstellen. Der in Anzahl Exemplare stehende Wert wird für die Erstellung der Exemplare verwendet. Bei einem Update-Lauf werden diese Elemente zusätzlich erstellt. Die Angabe Preis wird unter Einkaufspreis Schule gespeichert. Wenn Sie den Basisimport für Bestand mehrmals ausführen, so erkennt das System bereits angelegt Sätze und erstellt für diese keine neuen Exemplare. Der Preis jedoch wird sofern Änderungen bestehen aktualisiert.

Um importierte Daten aktuell zu halten, können Sie eine Synchronisation mit aktuellen Exceldateien durchführen. Wählen Sie hierzu:

Schüler:

Geben Sie den Pfad zu Ihrer Schüler Excel-Datei an. Führen Sie den Import aus.

• Alle Eigenschaftsdaten bestehender Schüler werden durch die Inhalte der Excel-Datei überschrieben. Dies gilt für Klassenzugehörigkeit, sowie für Name, Straße, E-Mail…etc.
• Bestehende Schüler werden durch zusätzliche Schüler ergänzt.
• Sind bestehende Schüler nicht mehr in der Excel-Liste vorhanden, so werden diese gelöscht. Sollte diese Schüler noch Lernmittel ausgeliehen haben, so werden sie in die Klasse: _Abgang verschoben.

Bestand:

• Bei einem Updatelauf für Bestand werden, gegenüber dem Basisimport, die in der Spalte “Anzahl Exemplare” stehenden Angaben zusätzlich erzeugt, wenn das Lernmittel schon vorhanden ist. Sie können daher einen Updatelauf nur einmal pro Neubestellung aufrufen.

Troubleshooting:

Sollte auf Ihrem Computer kein Excel installiert sein, so erhalten Sie folgende Fehlermeldung: